Effectief beheer
van tekeningen en documenten
Met Technisch Centrum (TC) als onderdeel van KOVO, heeft u altijd toegang tot actuele tekeningen en documenten die als basis dienen voor het doeltreffende beheer en onderhoud van uw gebouw. Bovendien voldoet u hiermee aan de voorschriften en regelgeving.
Effectief beheer van tekeningen en documenten
Met het Technisch Centrum (TC) van KOVO heeft u altijd toegang tot actuele tekeningen en documenten die als basis dienen voor een veilige en efficiënte bedrijfsvoering. U voldoet aantoonbaar aan voorschriften en regelgeving, verkort zoektijden, voorkomt fouten in de uitvoering en houdt uw gebouwdossier centraal en op orde.
Waarom centraal en actueel documentbeheer onmisbaar is
In de dagelijkse praktijk zijn meerdere interne en externe partijen betrokken bij beheer en onderhoud van gebouwen. Daarbij horen talloze documenten: CAD‑tekeningen, revisies, vergunningen, gebruiksvoorschriften, onderhoudscertificaten en rapportages. Zonder duidelijke structuur en beheer ontstaan onnodige risico’s en kosten:
- Documenten onvindbaar of verspreid over mappen, e‑mail of losse schijven.
- Verouderde informatie op de werkvloer, met kans op fouten en vertraging.
- Niet voldoen aan wet‑ en regelgeving door onvolledige of onjuiste stukken.
- Hogere kosten door zoekwerk, faalkosten en dubbele werkzaamheden.
In noodgevallen telt elke minuut. Met TC voorkomt u dat technici eerst documenten moeten zoeken of in het gebouw moeten speuren naar leidingen of schakelingen: alles staat logisch, centraal en actueel beschikbaar.
Doelstellingen van het Technisch Centrum
Betrouwbare partner
Gestructureerde aanpak voor tekening‑ en documentbeheer met duidelijke processen en borging.
Brede kennis & ervaring
Installaties, bouwkundig en beheer: we spreken de taal van ontwerp, uitvoering én onderhoud.
Efficiënt gebouwdossier
Centraal, compleet en up‑to‑date – klaar voor audits, onderhoud en calamiteiten.
Risicogestuurd beheer
Focus op wat kritisch is voor veiligheid, continuïteit en compliance.
Borging van processen
Afspraken vastleggen, verantwoordelijkheden duidelijk, versies beheerd.
DBS naar keuze
Klantspecifieke selectie van Document Beheer Software. Eigendom blijft bij de klant.
Hoe het werkt: inventariseren, inrichten, optimaliseren
Elk gebouw en elke gebruiksfunctie heeft eigen eisen en risico’s. Met onze jarenlange ervaring hanteren we een helder stappenplan dat past bij uw organisatie. Zo ontstaat een ingebed, toekomstvast systeem voor tekening‑ en documentbeheer.
1) Inventariseren
We brengen de huidige situatie in kaart: inhoud, kwaliteit, vindbaarheid en risico’s.
- Bouwkundige (3D) tekeningen en documenten
- Terreintekeningen en documenten
- Veiligheids‑ en vergunningstekeningen en documenten
- Installatietekeningen en documenten
- Uitvoeren van een TC‑Quickscan gebouwdossier
2) Inrichten
We leggen werkwijzen en procedures vast en maken het dossier centraal beschikbaar.
- Structuur en opdeling van het gebouwdossier afspreken
- Huidig dossier beschikbaar maken in Online‑DBS
- Vernieuwen van de CAD‑tekenhandleiding
- Opstellen BIM/REVIT‑tekenhandleiding (indien relevant)
- Beheerprocedures opstellen en afstemmen
3) Optimaliseren
Continu verbeteren op basis van risico’s, wijzigingen en regelgeving.
- Verbeteringen doorvoeren o.b.v. de TC‑Quickscan
- Missende tekeningen en gegevens aanvullen
- Opnames en inventarisaties uitvoeren
- Beheerprioriteiten vastleggen op basis van risico’s
- Proactief wijzigingen doorvoeren bij veranderingen
Wat levert TC op? (en wat als u niets doet)
Een beknopt overzicht van de impact voor beheer, veiligheid en kosten.
| Aspect | Met TC (centraal & actueel) | Zonder TC (versnipperd & verouderd) |
|---|---|---|
| Vindbaarheid | Snel zoeken en vinden; één centrale bron. | Zoektijd, onvindbare versies, afhankelijk van personen. |
| Actuele status | Versiebeheer en revisies geborgd. | Risico op verouderde tekeningen op de werkvloer. |
| Compliance | Documenten compleet voor audits en vergunningen. | Onvolledige dossiers en afkeur bij controles. |
| Veiligheid & continuïteit | Snelle interventie bij storingen/nood. | Vertraging en hogere risico’s in kritieke situaties. |
| Kosten | Minder faalkosten en dubbel werk. | Meerwerk, fouten, inefficiëntie. |
Gebruikssituaties: van zorg tot utiliteit
Zorg & welzijn
Veiligheidskritische omgevingen vragen om 100% actuele tekeningen en duidelijke procedures. TC helpt bij audits en calamiteitenvoorbereiding.
- Snel de juiste tekening bij storingen
- Onderhoudscertificaten centraal
- Versiebeheer geborgd
Utiliteit & industrie
Complexe installaties, meerdere disciplines en strakke planningen. TC voorkomt clashes en versnelt besluitvorming.
- Heldere revisiestromen
- Integratie met tekenwerk beheren
- Overzicht per gebouwdeel en discipline
Onderwijs
Van renovaties tot uitbreidingen: één bron van waarheid voor alle betrokkenen.
- Documenten voor vergunningstrajecten
- Veiligheids‑ en gebruiksvoorschriften paraat
- Eenvoudig delen met leveranciers
Woningcorporaties & vastgoed
Grote portfolio’s vragen om schaalbaar beheer. TC biedt structuur en prioritering op basis van risico.
- Risicogestuurde prioriteiten
- Snel schakelen bij mutaties
- Eenduidige standaarden
Integratie, standaarden en eigendom
DBS‑keuze & rollen
We sluiten aan op uw gewenste Document Beheer Software en richten rollen en toegangsrechten in voor beheer, onderhoud en externe partners.
Eigendom blijft bij u
U behoudt altijd eigendom van tekeningen en documenten. TC borgt structuur, versiebeheer en (her)vindbaarheid.
Bestandsformaten
We werken met gangbare formaten zoals DWG, PDF, RVT, IFC en leggen aanleverstandaarden vast zodat iedereen op dezelfde manier werkt.
Koppeling met diensten
TC werkt naadloos samen met onze andere diensten: Engineering, Tekenwerk beheren, Veiligheidstekeningen en Technisch tekenwerk.
Veelgemaakte fouten — en hoe TC ze voorkomt
- Onvolledige uitgangspunten → start met inventarisatie en TC‑Quickscan.
- Verouderde tekeningen op de bouw → versiebeheer, revisiestromen en centraal delen.
- Geen eenduidige structuur → vaste map‑ en naamconventies, afspraken vastgelegd.
- Afhankelijkheid van individuele personen → rollen, rechten en overdraagbare werkwijze.
- Clashes tussen disciplines → koppeling met tekenwerk beheren en engineering.
Gerelateerde diensten
Direct in contact met KOVO
Bespreek uw gebouw(en) en ontvang een voorstel op maat voor uw Technisch Centrum.