Effectief beheer
van tekeningen en documenten

Hoe zorgen voor een effectief en succesvol beheer van tekeningen en documenten?
In de dagelijkse drukte van een (zorg)instelling, zijn diverse interne en externe diensten betrokken bij het beheer van gebouwen en onderhoud. Hier zijn talloze tekeningen en documenten bij betrokken, zoals CAD-tekeningen, gebruiksvoorschriften en onderhoudscertificaten. Helaas gebeurt het vaak dat deze documenten niet op efficiënte wijze worden bijgehouden of gearchiveerd. Dit leidt tot situaties waarin documenten onvindbaar zijn, het veel tijd kost om ze op te sporen of zelfs verouderd zijn.

In deze situaties moeten technici zelf het defect zoeken in het gebouw, zoals bij een stroomstoring. Dit resulteert in kostbare vertragingen. Bij noodgevallen, waar elke minuut van cruciaal belang is, kunnen dergelijke omstandigheden desastreuze gevolgen hebben. In deze situaties voldoet u niet aan de wet- en regelgeving. Kortom, een efficiënte en veilige bedrijfsvoering is gebaat bij een succesvol beheer van tekeningen en documenten.

Doelstellingen van het Technisch Centrum

• Betrouwbare partner met gestructureerde aanpak in tekening- en documentbeheer.
• Leveren van brede kennis en ervaring.
• Realiseren van een efficiënt ingericht gebouwdossier.
• Uitvoeren van risicogestuurd tekening- en documentbeheer.
• Borging en verbetering van werkprocessen.
• Klantspecifieke keuze van DBS-software.
• Klant behoudt eigendom van tekeningen en documenten.

Een gestructureerde werkwijze

Ieder gebouw met zijn gebruiksfunctie(s) en gebruikers zorgen samen met een risicobepaling voor specifieke eisen en wensen. Met onze jarenlange ervaring zorgen we voor een duidelijk proces dat voldoet aan onderstaand stappenplan:

1. Inventariseren
Een inventarisatie van uw huidig gebouwdossier geeft een inzicht in de huidige situatie.

Volgorde van inventariseren:

• Bouwkundige (3D) tekeningen- en documenten
• Terreintekeningen en documenten
• Veiligheids- en vergunningstekeningen- en documenten
• Installatietekeningen- en documenten
• Uitvoeren van een TC-Quickscan gebouwdossier

2. Inrichten
Het inrichten en vastleggen van werkwijzen en procedures van het tekening- en documentenbeheer.

Volgorde inrichten:

• Afspraken maken over de structuur en opdeling van het gebouwdossier
• Beschikbaar maken van het huidige gebouwdossier in Online-DBS
• Vernieuwen van de huidige CAD-tekenhandleiding
• Opstellen van eventueel een BIM/REVIT-tekenhandleiding
• Beheerprocedures gebouwdossier opstellen en afstemmen

3. Optimaliseren
Het continu voldoen aan de wensen van de gebruiker(s) en afstemmen van de tekeningen- en documenten op de wet- en regelgeving, risico’s en realiteit.

Volgorde Optimaliseren:

• Aan de hand van de TC-Quickscan gebouwdossier in overleg verbeteringen doorvoeren
• Missende tekeningen en gegevens verbeteren en aanvullen
• Opnames en inventarisatie uitvoeren
• Vastleggen gebouwdossier beheerprioriteiten op basis van risico’s
• Op basis van veranderingen proactief verbeteringen doorvoeren in overleg