Privacyverklaring

KOVO BV Industrieweg 18, 7951 CX Staphorst
KOVO Beheer BV Industrieweg 18, 7951 CX Staphorst
KOVO Assen BV Spanjelaan 2, 9403 DP Assen
AKT Techniek BV Spanjelaan 2, 9403 DP Assen
Emailadres: info@kovo.nl

Wie is KOVO?

Onder de naam KOVO zijn verschillende BV’s en handelsnamen te noemen nl,:
KOVO BV
KOVO Assen BV
KOVO Beheer BV
KOVO Hengelo BV
Technisch Centrum
Kenniscentrum
Deze privacy verklaring geldt voor alle bedrijven en handelsnamen onder de noemer KOVO-Groep.

Bescherming van uw persoonsgegevens

KOVO hecht waarde aan bescherming van de privacy gegevens van haar relaties, klanten en medewerkers en aan uw vertrouwen in ons.

U kunt er dan ook op vertrouwen dat wij;

  • Uw gegevens zorgvuldig en vellig verwerken
  • Uw wettelijke rechten respecteren
  • Uw gegevens niet aan derden zullen doorgeven of verkopen voor commerciële doeleinden
  • De privacywet en regelgeving in acht nemen
  • Uw privacy vragen naar eer en geweten te zullen beantwoorden.
  • Uw gegevens alleen te laten verwerken door de daarvoor bevoegde medewerkers van KOVO

In deze privacyverklaring informeert KOVO u over hoe en waarom en onder welke voorwaarden wij uw persoonsgegevens verwerken en vastleggen. Ook maken wij hierin duidelijk welke rechten u heeft t.a.v. uw privacy.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld uw naam, adresgegevens, bankgegevens, BSN nummers, email en telefoonnummers worden onder meer gebruikt voor het behandelen van uw aanvraag, het maken en uitvoeren van overeenkomsten en het naleven van de wet en regelgeving.

Daarnaast worden N.A.W en contact gegevens, bij de totstandkoming van projecten, gekoppeld aan deze projecten. Deze “relatie koppelingen” op projectniveau houden we vast als statisch archief voor onze projectdossier vorming.

Bescherming van uw (bijzondere) gegevens

KOVO houdt zich aan de wet en regelgeving. Ook ten aanzien van uw klantgegevens hebben medewerkers van KOVO een geheimhoudingsplicht. Zij hebben enkel toegang tot die gegevens die zij nodig zijn voor hun werkzaamheden.

Verzamelde gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is. De bewaartermijn is afhankelijk voor welk doel de gegevens nodig zijn en kan in de wet zijn vastgelegd. Wanneer er sprake is van het verwerken van bijzonder persoonsgegevens zoals b.v. over ras, gezondheid, godsdienst, of strafrechtelijke gegevens worden deze enkel verwerkt door speciaal geselecteerde medewerkers.

U mag van ons verwachten dat wij er alles aan doen uw privacy te waarborgen.

Gegevens bewaren t.b.v. aanvraag BENG berekening

Volgens verplichte wetgeving dienen gegevens voor een verzorgen van een BENG berekening te worden geregistreerd en minimaal x aantal jaren te worden bewaard. Bij een offerte aanvraag t.b.v. een BENG berekening ontvangt de aanvrager deze documenten. Hiervoor is een handtekening nodig van de woning of gebouw eigenaar.

Registratie en vastlegging van uw (gebouw)gegevens

  • In het kader van de verplichte kwaliteitsbewaking volgens de BRL9500, wordt de EP-berekening opgenomen in de landelijke database ep-online.nl.
  • Steekproefsgewijs zal een controle onderzoek plaats kunnen vinden. Indien geen medewerking wordt verleend aan dit controleonderzoek, wordt de EP-berekening verwijderd uit de landelijke database. Door middel van ondertekening van deze offerte geeft u hiermee toestemming hiervoor.
  • De opdrachtgever heeft het recht om het volledige projectdossier op te vragen. Het actuele procescertificaat van BuildingLabel kan worden gevonden op de website van SKW Certificatie.
  • In het kader van de AVG geeft u middels het ondertekenen van deze offerte toestemming aan KOVO om uw object en alle bijhorende documenten m.b.t. de BENG en NAW contact gegevens te bewaren in ons project dossier voor de periode van minimaal 7 kalenderjaren. Dit i.v.m. de wettelijke bewaarplicht van dit projectdossier. Indien u nadrukkelijk vermeld en aangeeft dat we het na deze periode dienen te vernietigen, dan zal dit gedaan worden.


Door ondertekening van het formulier akkoordverklaring registratie woning/gebouw eigenaar, verklaard u akkoord te gaan met onderstaande punten:

  • Gegevens van het gebouw/deze woning worden in het monitoringsbestand opgenomen en zullen worden geregistreerd in de datebase van RVO. Zie ep-online.nl
  • Ten behoeve van de borging van ons kwaliteitssysteem kan de certificatie instelling, samen met ons, een controle bezoek brengen aan dit gebouw/ woning. Wij vragen hierbij uw medewerking hiervoor indien het voorkomt.
  • Als de certificatie instelling geen toegang krijgt tot het gebouw/ woning, dan wordt het rapport verwijderd uit het landelijk gegevensbestand van afgemelde rapporten. Wij zullen u hiervan op de hoogte stellen.
  • De opdrachtgever heeft het recht het volledige projectdossier op te vragen, tot 15 jaar na datum verstrekken energielabel.
  • In het kader van de AVG geeft u middels het ondertekenen van deze akkoordverklaring registratie gegevens toestemming aan KOVO om uw object en alle bijhorende documenten m.b.t. de BENG en NAW contact gegevens te bewaren in ons project dossier voor de periode van minimaal 15 kalenderjaren. Dit i.v.m. de wettelijke bewaarplicht van dit projectdossier. Indien u nadrukkelijk vermeld en aangeeft dat we het na deze periode dienen te vernietigen, dan zal dit gedaan worden.

Ons gebruik van uw gegevens

Uw gegevens worden gebruikt voor:
  • Dienstverlening
    Informatie die hoort bij de mogelijke totstandkoming van opdrachten en de uitvoering van overeengekomen afspraken (Contracten) , voorwaarden, offertes en aanpassingen in tarieven.
  • Dienstverlening door derden
    Het komt voor dat andere bedrijven diensten voor ons uitvoeren. Dit heeft te maken met de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten. Deze dienstverlening door derden gebeurt onder onze verantwoordelijkheid.
  • Relatiebeheer
    Informatie die voortvloeit uit persoonlijk contact, projectmatig contact, beursbezoeken, etc., wordt actief beheert vanuit KOVO om hiermee zicht te houden op de relaties die KOVO als gehele organisatie met de markt heeft en andersom.
  • Aanbiedingen en informatie
    Wij willen u graag informeren over marktontwikkelingen en onze dienstverlening. Deze informatie kan van alle bedrijven komen welke vallen onder de KOVO-Groep. Als u dit niet wil kan u ons dit laten weten via E-mail.
  • Service
    Voor onze KOVO-Nieuwsbrief kunt u zichzelf inschrijven op onze website en uitschrijven via een link in onze nieuwbrief.

Internet

Via onze internetomgeving doen wij er alles aan om uw privacy te beschermen.

Hieronder een uitleg van de belangrijkste punten;
  • KOVO DBS
  • Cookies
  • Andere websites
  • Back-office systemen
  • Social media (LinkedIn, Twitter, Facebook)
    KOVO is ook actief op Social Media zoals Linked In _ Facebook_ Twitter. Bij het reageren op onze
    berichten vragen wij u om uw persoonsgegevens per e-mail aan ons te sturen zodat anderen uw
    gegevens niet kunnen inzien. (Of de berichten service vanuit de betreffende dienst zelf)

KOVO DBS

Dit is ons online documentbeheer systeem voor gebouwbeheerders. Hierin worden ook contact gegevens beheerd. Dit om de werking van het systeem te kunnen garanderen. Hiervoor gelden dezelfde privacy beleid regels die in dit document behandelt worden.

Cookies, of vergelijkbare technieken.

Wij gebruiken functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze websites wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website(s) naar behoren werken en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en (eventueel) relevante advertenties kunnen aanbieden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en hebben we u toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/ Op onze website kunnen ook cookies worden geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale mediabedrijven. Links naar andere websites Wanneer u onze website bekijkt, komt u voor uw gemak en ter informatie mogelijk links naar andere websites tegen. Deze websites worden wellicht niet door ons beheert en zijn mogelijk voorzien van een eigen privacyverklaring of -beleid. Wij raden u nadrukkelijk aan deze te lezen, zodat u begrijpt hoe uw persoonsgegevens in relatie tot deze sites worden gebruikt. Wij zijn noch verantwoordelijk voor de inhoud van sites die geen eigendom van ons zijn en niet onder ons beheer vallen, noch voor het gebruik of het privacybeleid van die sites.

Uw persoonlijke gegevens delen met anderen

We kunnen uw persoonsgegevens delen met serviceproviders, zakenpartners en andere derde partijen, in overeenstemming met de geldende wetgeving.

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Backoffice systemen

Uw contact gegevens worden in diverse backoffice systemen beheerd. KOVO heeft sinds jaar en dag reeds het beleid dat (decentraal) beheer van contact gegevens op medewerker niveau, niet wenselijk is en onvoldoende meerwaarde geeft voor u en onze organisatie.

Dit is echter niet geheel uit te sluiten, denk aan bijvoorbeeld smartphones, outlook bestanden, gebruik van laptop tablet etc.

Intern gebruikt KOVO daartoe reeds jaren een centraal systeem voor deze taken. Alle beheertaken en registraties gebeuren dan ook vanuit dit centrale systeem. Officiële uitingen vanuit KOVO en uw privacy bescherming geschieden vanuit dit centrale systeem. Daarnaast doen we onze uiterste best om decentrale uitingen via medewerkers, welke niet in overeenstemming zijn met het centraal geregistreerde privacy beleid voor uw situatie, te voorkomen. Middels ons interne beleid hierop gericht, zullen we uw privacy bescherming op hetzelfde niveau houden als vanuit het centrale systeem.

Daarnaast zullen we de komende tijd ons extra inspannen om gebruik van dergelijke decentrale systemen
verder in te perken en tot een minimum terug te brengen.

Uw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens

U heeft recht
  • Op inzage in de door ons vastgelegde gegevens van u
  • Om te verzoeken uw gegevens te laten wijziging of verwijderen
  • Om bezwaar te maken tegen het op een bepaalde manier van gebruiken van uw gegevens

In een aantal gevallen kunnen/mogen wij geen wijzingen aanbrengen of gegevens verwijderen. Dit wanneer dit
in strijd is met andere wetgeving dan de privacywet. (Denk aan wettelijke bewaarplicht van klantgegevens bij
transacties en dergelijke).

Een verzoek tot inzage of wijziging kunt u indienen/doorgeven via het volgende e-mailadres: privacy@kovo.nl

U kunt ons beperken in het gebruik van uw gegevens zoals:
  • Tegen het ontvangen van commerciële aanbiedingen, mailingen en overige (post) uitingen van KOVO
  • Tegen telefonische marketing > via het “bel me niet register”
  • Het laten verwijderen van uw gegevens uit onze bestanden. (onder wettelijke voorwaarden mogelijk) persoonlijk contact hierover is altijd nodig om dit correct en zorgvuldig te behandelen en te verwerken.

Dit kunt u aangeven via het volgende e-mailadres: privacy@kovo.nl

Klachten over de omgang met uw persoonsgegevens kunt u indienen via e-mail privacy@kovo.nl of via @kovo.nl.

Vragen over privacy

Wilt u meer weten over uw rechten, over onze omgang met de wet AVG en wilt u weten welke gegevens van u ons zijn verwerkt en vastgelegd? Neem dan contact op met KOVO, dit kan via onderstaande contactgegevens.

KOVO BV
Tel. 088-16 50 830
E-mail: privacy@kovo.nl of info@kovo.nl

Deze privacyverklaring wordt regelmatig getoetst aan ontwikkelingen in de wet - en regelgeving en aan de bedrijfsmatige veranderingen en zo nodig aangepast.